很多企业成立的时间早，由于最初没有一个统一的档案管理标准，以至于档案的整理与查阅都非常困难，以前都是靠好记性，但记得多了忘的也会多，管理起来没有章法，很是麻烦！

下面就给大家整理了一套企业单位文件档案管理系统，通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅等等，一分钟秒查询，再也不会找不到文件了，使用和查询起来很方便，一起来看看吧！

档案目录

档案目录需要手动录入，方便以后查阅的，点击左上角红色箭头的地方可以返回主界面。

档案查询

用于快速查询档案存放信息的，需要录入文件编号和文件名称就可以自动查询文件信息了，也就是图片中绿色箭头所指的地方。

借阅记录

主要登记资料每次借阅的相关信息，借阅时间、文件信息、借阅部门及原因等。

文件更改申请

经手文件有更改的需要打申请来更改，更改的原因、依据、内容等都需要做详细的说明，以便以后查阅方便。

为什么选择档案管理系统

随着现代企业管理的发展，档案资源在企业的发展中有着独特的重要性，是企业珍贵的资产之一。但是传统的档案管理手法一直都采用人工管理，不仅效率低，在安全性、存储性、利用性上都有着很多的弊端。

对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。所以企业想要可持续的发展，就需要一个贴合时代的高效管理方式。

在现在的企业日常活动中，都会产生大量的需要归档的文件，在缺乏系统性的管理情况下，很容易造成文件收集困难、后续管理极为麻烦。而这样就很大可能造成档案的丢失和损坏。这样一来利用率就会变得低，档案的价值就难以挖掘。

所以企业寻求更高更长久的发展就要构建一套符合企业的档案管理系统，对现有的档案进行管理并有效利用，在融合当前的工作基础上，大大提高档案管理工作的效率。

如何帮助企业提升档案管理效率

档案管理工作是企业机关工作的一个重要组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件。在企业中,如何做好档案管理工作,如何不断地更新档案管理观念，是企业经营管理中必须要思索的问题。

1、文档管理：海量数据存储和管理，内置丰富的内容类型，支持大部分常见的内容形式的集中存储、新建、下载、编辑等管理。文件切片技术减少数据冗余，大幅降低存储成本。。

2、文件智能检索功能：内置强大的中文检索组件，包括全文检索、条件组合检索两种方式，帮助用户便捷精准的定位到所需文件，同时提供历史搜索记录，方便用户下次搜索时有迹可循。

3、文件上传及其分享功能：上传文件完成，点击分享用户，即可实现文件共享，轻松与同事共享文件，统筹管理，提升业务能力。

3、人员管理：按职别角色授权做内容管控、分发及利用。

4.查阅审核：支持关键词、全文内容检索及在线预览，所见即所得。

5.规则自定义：根据自身情况自定义企业架构及其分支，完美适配公司组织架构。

6.提醒预警：支持证照、商务采购合同等重要资料到期预警设置，在时间结束时系统会自动提示提醒消息

7.内容加密

文档统一加密进行分布形式存储，严格管控文件外传，管控文件的下载拖拽、另存、截屏、打印、生成外联等操作管控，保护核心文件的安全性；颗粒化权限分配，适配不同权限管理需求。支持用户行为日志管理，资料安全有保障

作为档案管理人员要在档案管理工作中不仅全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，更要勇于尝试新的档案管理手段。档案管理的成果，对于企业实现经营战略、提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理系统的好处

随着数字化时代的发展，企业发展扩大使得企业数据的信息越来越多，且日益复杂，而这些数据的信息是企业运营的重要资源，管理与否，直接影响到企业的决策销量，甚至企业的生存发展，而传统的档案管理方式已经无法满足企业的发展需求，不仅占用大量的时间，查找和使用也不方便，而企业发展需要专业的档案管理系统，能够帮助企业提升管理效率，助力企业的发展。使用企业文档管理系统有哪些好处？

1、提升档案管理效率：

传统纸质档案存储多，文件类型及内容存储种类多，储存空间需求步不断增多，管理模式极易造成混乱：企业文档管理系统海量存储支持大部分常见的内容形式的集中存储、新建、下载、编辑等管理。文件切片技术减少数据冗余，简化繁琐管理流程，提高电子档案管理工作效率。

2、解决档案查找困难问题：传统的档案为人工管理，容易出错，查找需要花费大量时间和精力，效率低下！而专业的一套档案管理系统，可以通过数字化方式，极大提高档案管理效率，管理使用人员只需要输入关键词，就可以快速找到所需要的方案，大大的节省时间。

3、保护数据安全：企业的档案包含了大量的敏感信息，如合同、财务报告等，这些信息的安全对企业至关重要。而传统的档案管理方式，往往无法保证这些信息的安全。而档案管理系统则可以通过权限控制、加密技术等方式，确保档案的安全。

4、构建档案管理平台：档案管理缺乏交流平台，数据不能共享，沟通不畅；系统能准确快速文档录入、存储、文档分类归档后分享后团队可共享浏览，方便员工与管理者协调办公，保证文档信息更新的及时性和统一性。

5、提升智能化水平：无法知道哪些档案是否到期，档案文件是否过期？而档案管理系统有预警提示功能，提升日常办公效率。

总之，企业需要一套档案管理系统，以提升档案管理效率，保护数据安全，提升决策效率。而清大档案正是这样一款优秀的档案管理系统，它可以帮助企业实现这些目标。如果你的企业还没有一套档案管理系统，那么，不妨试试清大档案管理系统，它一定能带给你意想不到的惊喜。