档案管理系统的更改是指对已经建立的档案管理系统进行修改、更新或升级，以满足新的需求或改进现有功能。下面将详细说明如何进行档案管理系统的更改。

　　1.评估现有系统：在进行档案管理系统的更改前，需要对现有系统进行评估。了解系统的优点和不足之处，明确需要改进的方面，以及更改的目标和期望效果。

　　2.确定更改需求：根据评估的结果，确定具体的更改需求。这可能包括添加新功能、优化现有功能、改进用户界面、提高数据安全性等方面。

　　3.制定更改计划：制定详细的更改计划，包括更改的内容、时间表、资源和人员安排等。确保更改过程可控并能够顺利实施。

　　4.数据备份：在进行系统更改前，务必进行数据备份，以防止意外数据丢失或损坏。备份数据可以作为恢复的后备，确保数据的完整性和安全性。

　　5.进行更改操作：根据更改计划，进行系统的更改操作。这可能涉及到软件的升级、配置文件的修改、数据库的调整等。在进行更改操作时，需小心谨慎，并进行充分的测试和验证。

　　6.系统测试和验收：完成更改操作后，进行系统的测试和验收。验证更改后系统是否正常运行、新功能是否符合预期效果，并确保数据的完整性和准确性。

　　7.培训和用户支持：在更改完成后，提供相关培训和技术支持给系统使用者。确保用户了解系统的新功能和操作方法，并能够顺利使用新系统。

　　档案管理系统的更改需要评估现有系统、确定更改需求、制定更改计划、数据备份、进行更改操作、系统测试和验收、培训和用户支持。通过系统的更改，可以提升档案管理的效率和质量，满足新的需求和改进现有功能。

　　档案管理系统为什么要引进

　　无论是大型企业还是小型企业，在企业中都会有很多的纸质文档或者是以其他形式存储的文档，而如何管理这些文档是最让企业的管理人员头疼的事情，文档的归类、查找、检索、保存、遗失都是经常发生的事情，因此一个档案管理系统对于这些管理人员来说是非常重要，那么引进档案管理系统就很有必要了。

　　1：避免因经济纠纷而遭受财产损失

　　听过很多因为没有保留档案材料，而发生经济纠纷的例子。比如，历史上形成的应收款，很多因为没有保留必要的档案材料，导致无法收回；又如，在处理占地问题时，没有档案做凭证，就要缴纳占地税；再如，在劳动纠纷当中，企业不能提供有关证据，也会遭受巨大的经济损失……

　　这是企业在档案管理中的首要诉求，企业希望通过档案管理系统收集、管理在经营工作中所产生的各种凭证，以便合法、合规保障企业利益。

　　2：沉淀企业知识，实现可持续发展

　　现在很流行一个词叫乌卡时代，VUCA。这四个字母代表四个特征：不稳定、不确定、复杂、模棱两可。对于企业而言，同样处在很大的不确定之中，员工更新换代很快、技术更新换代很快、市场需求日日常新，如何在变化的时代，构建自己的确定性？企业家们从战略的角度出发，选择引进档案管理系统，向知识型组织转型升级。

　　在众多的沟通中，我们发现大家对知识的定义其实很广，不仅包括日常工作的表单、文件、资料等肉眼可见的资料，还包括存在大家头脑中的资源，包括日常的思维碰撞与交流，大家都希望能够将它们很好地存储下来。

　　3：解放双手，提高档案管理效率

　　在引入档案管理系统之前，档案管理是如何运作的呢？少部分企业，日常不太关注档案管理工作，通常是到了某一个时间段想起来，集中进行处理，特别痛苦。其他大部分企业，日常就有档案管理的习惯，不过从档案的接收与征集、到档案的整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务等全部都靠人工来完成，需要投入大量的人力、物力和财力。

　　企业可根据安全管理要求，个性化安全策略，让企业的核心档案得以安全地传播与利用。对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及安全利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。

　　档案管理系统有哪些功能

　　清大档案认为，档案管理的信息化建设，主要应该实现以下两个管理目的：

　　一、档案的有序化管理：

　　档案管理系统须提供可自由定义档案分类结构与属性的功能，以满足对业务档案管理有一定个性化要求的企业，实现实体与电子档案的有序化管理。

　　二、档案的规范化应用：

　　档案管理系统须提供细粒化的权限管理功能，不同职责的用户在系统中按其权限实现档案的录入、移交、查阅与借还，并且可以自由定义这些档案专业业务的协作方式，实现档案的规范化应用。

　　因此，档案管理系统应该包含以下功能：

　　1、综合档案的收集：支持多全宗管理模式，提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能，并提供电子案卷的可流程化处理功能，可实现分布式或集中式的档案整理需求；

　　2、综合档案的管理：可实现符合国家标准，且满足综合性档案的集中存储、集中应用，可对档案门类以及属性字段进行自定义创建，满足单位管理文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求，并支持干部人事档案管理功能，全面管理单位涉及的所有档案门类。拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据；

　　3、综合档案的整理：支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能，每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式；

　　4、综合档案的安全：系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能；文件在网络传输过程中是加密传输；对用户的登录和操作都有完整的日志记载；

　　5、综合档案的查询：支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式，并且检索结果须根据工作职能与授权决定；

　　6、综合档案的统计：可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现，并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计，并且，在每一个档案管理分类的属性页面中，都带有自定义统计功能。

　　档案管理系统有哪些好处

　　档案数量繁多，种类混杂，保管起来十分不便，有时还需将档案扫描成电子版，而纸质案卷又十分的厚，扫描起来要花费好多的时间，最重要的是档案一但丢失会引发十分严重的问题，这关乎档案的安全问题。接下来我们来看看档案管理系统到底有哪些优势？

　　1、方便安全

　　增强了信息的安全性，利用该管理系统可对学生的信息进行适当的存储和管理，方便学生信息的收集。此外，鉴于电子信息的输入与保存，因此安全性较高，且不易丢失。

　　2、简单快捷

　　录入纸质信息往往会浪费大量的人力物力，学生档案信息的管理可以不需要过多的人力并能节约时间。只需要少量人工操作电脑就可以完成信息管理，更简单快捷。

　　3、提高效率

　　按照传统的归档方法，如果要提取有效的信息，在寻找信息的过程需要很长时间。使用学生档案信息系统可以统一管理学生的信息，学校的动态得到及时更新。

　　在进行资料获取时可以通过在系统中简单搜索就能得到自己想要的内容，具有强大的检索功能，提高了信息的利用率。