随着现代企业管理的发展，档案资源在企业的发展中有着独特的重要性，是企业珍贵的资产之一。但是传统的档案管理手法一直都采用人工管理，不仅效率低，在安全性、存储性、利用性上都有着很多的弊端。

　　对于企业内部的部门而言，档案部门的工作已经成为了重要的工作，加强对档案的保存以及利用，对企业的生存、发展都起到了很大的作用。所以企业想要可持续的发展，就需要一个贴合时代的高效管理方式。

　　在现在的企业日常活动中，都会产生大量的需要归档的文件，在缺乏系统性的管理情况下，很容易造成文件收集困难、后续管理极为麻烦。而这样就很大可能造成档案的丢失和损坏。这样一来利用率就会变得低，档案的价值就难以挖掘。

　　所以企业寻求更高更长久的发展就要构建一套符合企业的档案管理系统，对现有的档案进行管理并有效利用，在融合当前的工作基础上，大大提高档案管理工作的效率。

　　档案管理系统功能

　　管理系统另一层含义上，可以看作成很多功能的一个整合，系统里的功能都是相辅相成的，每一项功能都有自己的独特之处，高效率也是从功能的实用性开始的。

　　（一）多种浏览方式

　　档案管理系统与传统手工管理的显著差别，也就是这个功能带来的方便性了。因为档案的类型错综复杂，但是每一个部门都希望可以利用档案，那么浏览的方式就极为重要了。

　　正好，系统提供了多种档案浏览的方式，使得信息可以用不同的方式展现在各个部门的工作人员手中，比如档案人员可以通过分类的方式查看，但是工程部的人员就可以通过图纸类的方式进行查看，这样一来就大大提高了工作的效率。

　　（二）分类查看

　　因为系统在存储档案时，会建立一个统一的数据库，所有的档案信息都会存在数据库中，这样就可以做到“数出一门”

　　要做到高效率的目标，系统提供了分类查看的功能，可以根据档案的分类、归档的部门、存储的日期、保密等级等条件，进行单个分类的查看。

　　同时还可以自己选择查看的方式，图标、缩略图或者仿真页面都可供选择。

　　（三）自定义录入页面

　　每个人的操作习惯不同，操作的流程也不同，所以要做到所有人统一是一件不小的工程，那么在不耽误效率，又可以让每个人做到舒适快捷。

　　系统提供了自定义页面的功能，可以根据自己的操作习惯来设置自己的界面，这样一来，每个人都可以使用自己习惯的页面，保证工作效率。

　　（四）自动定义包含关系

　　在传统的人工管理中，得到信息了首先要确定是哪一个文件是包含性最强的，然后将其归类整理。

　　其实在系统中这项工作是可以自动完成的，系统会按照不同的业务信息，根据不同的业务需求来定义信息的组织关系以及包含关系。做到文件整理有规律。

　　举个例子来说：在整理一份人事资料时，首先要确定包含性最大的文件，也就是案宗。然后再将细分的各类信息归类到卷宗内。

　　（五）自定义档案信息字段

　　作为不同的档案信息，在存入数据库时都需要自己的标志，这个时候系统会提供自定义功能。

　　对于不同的档案信息，可以自己定义名字、入库时间、归档日期、整理人员等，这样在今后查找文件时，可以快速查询。

　　（六）定义文件的操作方式

　　在数据库中一定会存在某些私密性较高的文件，而对于这些信息，系统提供自定义操作功能，可以针对这类文件设置最高操作。

　　比如某类文件只可以在线浏览，不可以下载、上传。而对于其他文件时，只允许固定人群查看。

　　档案管理系统的研发理念

　　档案管理学这门学科发展成至今的繁荣景象，离不开老一辈学者专家们的努力研究，正是他们的勇于探索，不怕困难，才让原本比较冷寂的档案学界，吹来阵阵清风，掀起朵朵涟漪。

　　后来又出现了很多的学者，他们前赴后继，推进着档案管理的发展，而新时代的档案管理学相比于以往的档案管理学，更新了以下几点内容，并为“档案管理系统”奠定了良好的基础。

　　一、对档案管理的对象变得更鲜明

　　档案管理学作为档案学中的一门应用型学科，主要研究的是档案管理的应用还有档案管理的原则、技术、方法等。而在之前，研究的科目偏少，所以为了推进档案管理的发展。对于档案管理的对象要更加的鲜明。

　　至此，更新后的档案管理要比之前更加的充实，主要引入了“档案馆的建设”、“档案的日常管理方法”、“档案的检索与编研”、“档案的利用与共享”、“档案的综合管理”为核心的思想。

　　而这些理念到今天已经被融合起来，变成了“档案管理系统”，为档案管理系统的研发，提供了重要的思路。

　　二、对档案管理的各种方法进行关联

　　以往的时候，档案管理的各种方法，大多都是各自为政，但是合作的力量才是强大的，所以使各种档案管理方法产生关联性，是推进档案管理，提升档案管理效率的首要方法。

　　就是因为档案管理不是一个又一个的个体，而是一个整体，缺一不可。不能自顾自的美丽，要一起齐头并进，共同发展。

　　因此“档案管理系统”就是借助了这一理念，将各种功能整合起来，功能与功能之间产生联系，这样才可以提高档案管理效率。

　　档案管理系统的优势

　　档案管理系统具有多种优势，下面将对它的优势进行详细的说明：

　　（一）简单快捷的维护

　　系统中有简单快捷的维护功能，简单来说，就是系统会把存储的信息，进行自动的整合、分类以及备份处理，并可以撤回，就像是悔棋一样。做错了有什么大不了的，我重来一次就好了。

　　这里说说我的朋友，有一天员工因为误操作，导致了系统内的信息全乱了，把那个员工吓惨了，等他知道的时候，已经修好了。后来才知道竟然是一个刚入职的小工修好的，因为他发现了系统中的维护功能，就点击了一下就修好了，据说高兴坏了。

　　（二）方便操作

　　系统的操作页面设计，清晰简洁，而且还可以自己设置。可以让每一位用户都能简单的上手操作，我们公司档案部门的主管大妈，都已经快50啦，学了几天，用的可灵巧了。

　　正是因为这个特点，才可以让听起来复杂，充满科技气息的“管理系统”做到人人都可轻松上手。

　　（三）拓展包含性

　　这个特点是我个人以及很多企业都很喜欢的，简单来说，系统可以随着你的想法和使用，添加你想要的功能，就类似于浏览器的插件一样。

　　（四）提高管理效率：通过智能化的设备和系统，实现了档案的自动化、智能化管理，减少了人工操作，提高了管理效率。

　　（五）增强档案安全性：通过环控系统、安防系统等，确保了档案的安全，防止档案的丢失或损坏。

　　（六）提高档案利用率：数字化档案管理系统可以实现档案的快速检索和利用，提高了档案的利用率。

　　（七）降低管理成本：通过智能化的设备和系统，可以减少人力和物力的投入，降低了管理成本。

　　总之，在进行资料获取时可以通过在系统中简单搜索就能得到自己想要的内容，具有强大的检索功能，提高了信息的利用率。