档案管理系统是一种用于组织、存储和检索文件和信息的软件系统，为机构或组织提供了便捷的管理工具。随着信息化时代的到来，越来越多的机构意识到建立一个高效的档案管理系统的重要性。一个完善的档案管理系统不仅可以提升工作效率，还可以保护机构的重要信息资产，确保信息的安全性和可靠性。

档案管理系统化

企业需要的“档案管理系统”主要为了提高档案部门的工作效率，针对档案的采集、整理、数据录入、上传、下载、统计等等的工作提供解决方法，以此来代替传统的人工管理。保证信息安全。

此外档案管理系统的使用会使档案工作进入新的工作状态，档案工作会变得更加快捷、高效。

数据库的建立也保证了数据可以归类到一起，各类档案可以及时的归档、整理。还提供了一个无障碍的信息共享平台，提高档案的利用效率。

档案管理系统的两大功能

第一：档案管理功能

这项功能针对的是已经采集过后归档的信息。对已经归档的信息提供整理、鉴别、储存、转移、统计、查看、修改等功能支持。

满足档案工作人员对于档案的各种基本要求，不用担心档案会归类错误，因为系统会自动鉴别档案类型，提高准确性，减少错误的发生。

第二：档案采集功能

这项功能也是工作的开端，采集信息的清晰、准确都会影响后面的管理。系统也会提供目录管理、信息采集、信息审核等功能来确保信息的准确。

在这之外，也可以通过现代的设备来辅助采集，扫描仪、Ocr（文字识别）等工具也会提高信息的准确程度。

总之，档案管理系统在现代社会中扮演着至关重要的角色。通过对档案管理系统的需求分析和功能设计，可以为机构提供更加高效、安全、便捷的信息管理解决方案。