档案信息管理软件作为支撑档案管理工作的核心工具，其功能需求对于实现高效、安全和可持续的档案信息管理至关重要。档案信息管理软件应满足档案数据的精确录入、灵活的查询与检索、安全的权限控制以及便捷的数据共享等方面的要求，以提升档案管理的效率和质量。

　　元数据作为电子文件归档的重要组成部分，也应一并进行归档。包括基本信息和办理信息。基本信息主要包括题名、文件编号、主送单位、责任者、日期、保管期限、信息公开选项、密级、页数、备注等。办理信息指记录文件拟制、办理等业务行为的数据，如发文的起草、审核、复核、签发、用印、核发等，收文的签收、登记、拟办、承办、传阅、催办、答复等。元数据格式采用XML格式，可根据实际情况对元数据的要素进行取舍考虑，但基本要素必须齐全。

　　由于电子文件对系统的依赖性特点，电子文件的归档管理还表现为对系统功能的完善，机构使用的办公系统或业务系统应根据电子文件形成特点设置符合归档要求的功能。办公、业务系统首先应能确保基于办公、业务活动产生的办理信息得到有效记录，形成完整的电子文件，在业务办理过程中齐全、完整地收集电子文件及其元数据，包括重要文件形成过程的办理信息。系统应能满足内置档案分类方案和整理规则需要，在电子文件形成和流转办理的过程中完成分类、划分保管期限、命名、编制档号等整理活动。建议在业务办结环节设置电子文件归档功能，与归档电子文件相关的纸质文件进行数字化扫描录入办公、业务系统，纸质文件一并归档。存储电子文件采用符合国家标准的文件格式，确保其能够长期有效读取。系统还须对电子文件的形成、流转、归档等环节进行的所有操作进行跟踪、审计，根据实际情况进行授权管理。涉密信息和数据应当按照保密规定通过涉密信息系统进行采集、存储、处理、传递、使用和销毁，未建设涉密信息系统的，应当通过涉密计算机管理涉密信息和数据，信息交换、传输应当符合保密规定。

　　总之，档案信息管理软件的要求直接影响着档案管理工作的质量和效率。通过满足精确、灵活、安全和便捷等方面的要求，档案信息管理软件能够有效支持档案信息的管理和利用，提升档案管理工作的水平和效能。因此，重视并满足档案信息管理软件的要求，将为组织和机构实现高效的档案管理、信息共享和决策支持提供坚实基础，推动档案事业的发展和进步。