随着信息化时代的到来，各行各业都在积极推动数字化转型，档案管理领域也不例外。建立电子档案管理系统是实现档案数字化管理的重要手段之一，它可以有效地提升档案管理工作的效率和服务水平。那么，该如何建立电子档案管理系统呢？

　　1.系统规划：建立电子档案管理系统需要进行全面的系统规划，包括确定系统的范围和目标、制定电子档案管理的时间表和阶段性目标等，确保系统建设有条不紊地推进。

　　2.技术设备支持：为了实现电子档案管理，需要配备先进的数字化设备和技术支持，如高速扫描仪、数字化存储设备、电子文件管理系统等，确保数字化工作的质量和效率。

　　3.数据整理与清理：在建立电子档案管理系统之前，需要对档案资料进行整理和清理，包括文件分类、脱密处理、损坏文件修复等工作，为后续的数字化工作做好准备。

　　4.信息安全保障：在建立电子档案管理系统的过程中，需要考虑档案信息的安全保障措施，包括数据加密、权限管理、灾备方案等，确保电子档案信息不受损失或泄露。

　　5.系统运维和升级：建立电子档案管理系统之后，需要进行系统运维和升级工作，保持系统的稳定性和可靠性，同时不断优化和完善系统的功能和服务。

　　建立电子档案管理系统是档案数字化管理的重要手段之一，它可以提升档案管理工作的效率和服务水平，为档案事业发展注入新的活力。通过全面的系统规划、技术设备支持、数据整理与清理、信息安全保障和系统运维和升级等措施，可以确保电子档案管理系统的顺利建设和运行，为档案数字化管理提供强有力的支撑。

　　电子档案管理系统解决方案

　　数字档案管理系统解决方案，从档案数字化档案标准化信息资源化入手。为数字化转型提供标准可用的非结构化数据支撑。数字档案系统是一个从档案的收集整理到档案归档保管的综合性管理平台。档案系统能够快速及时完整地对其进行收集并且能对其进行检测，还能够和其他业务办公系统无缝对接，实现档案的快速归档。

　　档案全生命周期管理无纸化办公减低运营成本。档案的全门类收集合规性、规范性用户友好型、应用性强、安全可信。档案系统使用权限管理、工作流、登录认证日志管理、备份管理等多种安全管理方式，用于保障档案数据的安全赋能，助力政企单位档案管理流程信息化、高效管理，打通数据孤岛降低运维成本，助力数字化转型工作。

　　1.采用数字化技术对档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子文件，便于管理、检索和传输。

　　2.建立完善的数字化档案管理系统，包括档案数据库、档案检索系统、档案存储系统、档案备份系统等，以实现对档案的全面管理。

　　3.建立档案管理规范和制度，包括档案的归档、借阅、留用、销毁等规定，确保档案的安全性和可信度。

　　4.加强档案保护和安全管理，采取多种技术手段，如密码、加密、防篡改等，保证档案的机密性和完整性。

　　5.建立档案共享机制，使档案信息得以共享，促进科学研究和社会发展。同时，加强档案信息的安全保护，防止档案信息泄露和侵权行为。

　　6.持续建设和更新至清大数字化档案管理系统，以满足不断发展的管理需求。同时，加强人才培训和技术支持，提高数字化档案管理的专业化水平和效率。

　　清大数字化档案管理系统解决方案的优势主要包括提高档案管理效率、节约存储空间、增加档案利用价值等。

　　电子档案管理系统功能

　　清大认为，档案管理的信息化建设，主要应该实现以下两个管理目的：

　　一、档案的有序化管理：

　　档案管理系统须提供可自由定义档案分类结构与属性的功能，以满足对业务档案管理有一定个性化要求的企业，实现实体与电子档案的有序化管理。

　　二、档案的规范化应用：

　　档案管理系统须提供细粒化的权限管理功能，不同职责的用户在系统中按其权限实现档案的录入、移交、查阅与借还，并且可以自由定义这些档案专业业务的协作方式，实现档案的规范化应用。

　　因此，档案管理系统应该包含以下功能：

　　1、综合档案的收集：支持多全宗管理模式，提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能，并提供电子案卷的可流程化处理功能，可实现分布式或集中式的档案整理需求；

　　2、综合档案的管理：可实现符合国家标准，且满足综合性档案的集中存储、集中应用，可对档案门类以及属性字段进行自定义创建，满足单位管理文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求，并支持干部人事档案管理功能，全面管理单位涉及的所有档案门类。拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据；

　　3、综合档案的整理：支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能，每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式；

　　4、综合档案的安全：系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能；文件在网络传输过程中是加密传输；对用户的登录和操作都有完整的日志记载；

　　5、综合档案的查询：支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式，并且检索结果须根据工作职能与授权决定；

　　6、综合档案的统计：可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现，并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计，并且，在每一个档案管理分类的属性页面中，都带有自定义统计功能。

　　电子档案管理系统的优势

　　提高档案管理工作效率。系统具备电子档案预览、归档、存储、借阅等管理服务功能，规范档案采集、归档、管理及使用流程，与人工归集整理档案相比，大大缩短了工作时限。

　　提升档案保存年限与安全性。电子档案具有使用年限和存储年限长、安全存储性高等优点。系统通过数字信息技术，将档案保存时间延长，甚至可做到档案永久保存；档案数据独立存储，数据安全性大大提升。

　　降低档案管理成本。电子档案系统的应用实现了从传统纸质档案到电子档案形式的转变，提高公档案存放空间的利用率，降低了档案管理成本。

　　数据留痕助力阳光政务。为了保证电子档案数据的真实性和独立性，档案采集全面，操作全程留痕，可溯可查，便于监管。

　　提高了工作的效率：采用电子文件的方式，大大降低了文件的工作量，缩短了文件的制作周期，从而大大地提升了工作的效率。

　　改进资料精度：在常规的纸张文件中，文件易被破坏或遗失，而使用电子文件，可以更好地对雇员个人资料进行保护与保管，并改善资料的正确性与安全度。

　　易于查询与管理：档案信息管理系统能够快速准确地查询到人员相关情况，有利于人事部门对其进行有效的管理与决策。

　　便利资讯分享：档案信息管理系统能达成资讯分享，各单位之间能彼此查阅及分享人员资料，加强企业内之合作与交流。

　　总的来说，档案信息管理系统是一种高效方便的管理手段，有助于企业对人员的档案资料进行有效的管理与维护，从而提升工作的有效性与精确性，实现了信息的共享与集成。

　　清大档案管理系统实现了档案结构化管理、永久性保存，做到归档自动化、保管电子化、彻底解决传统纸质档案归档困难、数量繁多、检索效率低、保存成本高等难题，为档案保管单位提供了便捷服务。